Technische Dokumentation optimieren
Technische Dokumentation optimieren? Geht das überhaupt? Und ob das geht. Die technische Dokumentation ist heute in vielen Fällen nicht zuletzt wegen der Vielzahl an gesetzlich festgelegten Formal-anforderungen zu einem erheblichen Kostenfaktor geworden.
Ein Optimierungsprozess muss deshalb einigen Gesichtspunkten Rechnung tragen:
- Optimieren des Textaufbaus, um Folgekosten bei Übersetzungen und beim Druck zu sparen
- Broschüren und Kataloge werden in großformatige Layouts umgewandelt
- Grafiken, Fotografien, Animationen und Dia-Shows als Ersatz von Text (ein Bild sagt mehr als 1000 Worte)
- Datei-gestütze technische Dokumentation spart Druckkosten und ist schnell und flexibel
Text optimieren spart Folgekosten
Das unmittelbare Sparpotenzial liegt bei den Druckkosten. Weniger Text = weniger Seiten = niedrigere Kosten. Sinngemäß das gleiche gilt für Folgekosten beim Übersetzen in andere Sprachen. Konsequentes Anwenden von Erkenntnissen, wie dem "Hamburger Verständlichkeitskonzept" und der tekom Leitlinie "Regel-basiertes Schreiben, Deutsch für die technische Kommunikation" führt zu kompakten Texten und damit zu besserer Verständlichkeit bei niedrigeren Kosten. Eine klassische "Win-Win-Situation".
Broschüren und Kataloge in Großformate umwandeln
Die technische Dokumentation läßt sich in einer Vielzahl unterschiedlicher Layouts anlegen. Die herkömmliche Form als Broschüre bedingt eine Reihe von Kosten.
Das beginnt zunächst mit den Druckkosten und setzt sich mit den Kosten für Leimbindung oder Klammerheftung fort. Ein weiterer unangenehmer Punkt ist die Zeitverzögerung, die durch jeden zusätzlichen Arbeitsschritt ausgelöst wird. Eine Verzögerung, die sich natürlich auch auf den Zeitpunkt der Markteinführung Ihres Produkts auswirkt.
Die Praxis zeigt, dass kritisches Durchforsten vorhandener Texte nahezu immer ausreichend Ansätze für mögliche Kürzungen liefert. Selbstverständlich darf es dabei keinen Verlust an Information geben. Dies wird am einfachsten mit Regel-basierten Text-Tools sichergestellt.
Das Endergebnis: Ein großformatiges Layout, das die Kosten für die Bindung auf die weit günstigere und schnellere Falzung reduziert.
Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte
Ein altes Sprichwort mit einem nur allzu wahren Kern. Wer kennt das Problem nicht: Heutige Produkte werden immer kleiner und leichter. Zugehörige Verpackungen bieten immer weniger Platz für die Vielzahl vorgeschriebener Angaben zu den Produkten. Weniger Platz in der Verpackung bedeutet aber auch, dass weniger Raum für die mitzuliefernde technische Dokumentation vorhanden ist.
Insbesondere wenn Platz Mangelware ist, konnten wir in vielen Fällen entsprechende Probleme mit Hilfe von Piktogrammen und Grafiken lösen. Anstelle Produktinformationen in 14 Sprachen auf einer Zigarettenschachtel-großen Verpackung in 5 Punkte Schrift unterzubringen, zeigt ein international verständliches Symbol, was zu kommunizieren ist. Auf gleiche Weise lässt sich der Textumfang der technischen Dokumentation reduzieren.
Datei-basierte technische Dokumentation
Aufgrund der vom Gesetzgeber errichteten Formalanforderungen ist die rein auf IT-Medien (Internet, CD/DVD, Online-Hilfe-Dateien etc.) gestützte technische Dokumentation zumindest für den EU-Raum nicht mehr realisierbar. Abhängig vom Produkt und den jeweils zu kommunizierenden Daten reicht es in vielen Fällen aus, den Druckumfang auf die gesetzliche Mindestanforderung zu reduzieren. Die restliche Dokumentation kann dann auf IT-Medien wie beispielsweise PDF-Dateien verlagert werden. Diese Vorgehensweise bietet viele Vorteile:
- Schneller, flexibler und kostengünstiger als Druckprodukte
- Weit mehr Gestaltungsmöglichkeiten als beim Druckprodukt (Trickfilmsequenzen, Anzeigen von Prüfwerten an Knotenpunkten in Schaltplänen und Hydraulikschemata, mit Links den gesuchten Inhalt ansteuern etc.)
- engeres Aktualisierungsraster
- im Internet kann kostengünstig Ersatz für "verlorengegangene Dokumente" zum Download angeboten werden
- Endkunden drucken sich selbst die gewünschte Textpassage aus und reduzieren dadurch den Papierverbrauch
